Qu’est-ce qui fait la réussite d’une rencontre professionnelle : l’organisation ? Le choix des activités ? Le lieu ? Un peu de tout cela à la fois, et surtout quelques détails auxquels on ne pense pas forcément. Voici nos conseils pratiques pour organiser un événement professionnel mémorable, qui restera dans les esprits de votre entreprise.
Misez sur l’émotion et l’expérience
Aujourd’hui, les gens souhaitent apprendre, découvrir et vivre des expériences uniques. Ils cherchent à se reconnecter à l’essentiel et à donner du sens à leur quotidien professionnel.
Pour créer un évènement professionnel mémorable, il faut donc viser une expérience de qualité. Un fort sentiment de satisfaction va souvent de pair avec la cohésion et la motivation des équipes.
La méthode ? Avant même de réserver un lieu, l’idée consiste à définir une “intention émotionnelle”, puis à construire votre évènement professionnel autour de cette émotion. Comment voulez vous que vos participants se sentent : inspirés ? Curieux ? Connectés à leurs collègues ? Une fois que ces points sont définis, vous pouvez bâtir votre évènement en fonction. Le lieu, le menu, le choix des activités, et jusqu’à la façon dont les participants circulent dans l’espace : plus vous servez cette intention de départ et plus votre évènement professionnel sera mémorable et réussi.
Créez des moments inattendus
Les meilleurs souvenirs naissent souvent lorsque les participants oublient qu’ils sont dans un cadre professionnel, pour vivre une expérience humaine sincère. Un événement professionnel marquant repose donc sur de vrais instants de surprise, de plaisir ou de connexion entre collègues.
Pour cela, on va plutôt opter pour des formats qui favorisent l’échange plutôt que la performance. On va choisir un cadre qui invite naturellement à la détente. Au Domaine Ostara, on change déjà d’air en arrivant ! Entourée de vignobles et d’oliviers, la terrasse de 600 m² est idéale pour des pauses et les temps informels en extérieur. Et c’est précisément dans ces moments là que se nouent les liens qui rendent un évènement professionnel mémorable.
Diversifiez les activités
Varier les formats au sein d’un même événement professionnel, c’est s’assurer que chacun y trouve un moment qui lui correspond, au-delà de l’effet « wow » du programme.
Des ateliers, des moments de présentation, des activités en extérieur, mais aussi des temps informels pour se retrouver ensemble, tout cela permet de rythmer l’évènement et le rendre mémorable sur la durée.
Quelques exemples au Domaine Ostara : un escape game à Montpellier, une sortie en mer depuis Carnon, une randonnée vers le Pic Saint-Loup… Ou même une balade à cheval au haras de Castries.
Osez les détails qui font la différence
Il y a les événements professionnels réussis, et les évènements professionnels mémorables. La différence se joue souvent dans les petits détails.
Un message d’accueil personnalisé à l’arrivée, des supports soignés, une attention portée aux repas et préférences alimentaires de chacun… Ce sont ces petites attentions qui donnent le sentiment d’un événement vraiment pensé pour les participants.
Documentez votre évènement professionnel
Capturer les coulisses, les réactions spontanées des participants, les instants inattendus : voilà ce qui transforme un simple évènement en véritable récit qui peut booster la motivation de vos collaborateurs sur plusieurs trimestres.
Les événements qui réussissent ce pari, on en reparle encore des mois après, autour d’un café ou d’un déjeuner. Ils nourrissent la culture d’entreprise sur le long terme (bien après avoir quitté le lieu).
Choisissez le lieu idéal
C’est le moment de vérité ! Prenez votre temps avant de faire votre choix et visitez lorsque c’est possible, pour avoir un aperçu au plus près de la réalité. Au domaine Ostara, nous vous accueillons avec plaisir pour vos repérages.
Pour un évènement professionnel mémorable, plusieurs critères doivent retenir votre attention. La capacité d’accueil annoncée correspond-elle vraiment à votre format d’événement ? Le lieu est-il modulable, permettant des activités diversifiées ?
L’accessibilité compte aussi beaucoup. Un lieu facile à rejoindre, avec suffisamment de places de parking ou une bonne desserte en transport, c’est important pour éviter d’être stressé avant même d’arriver.
Les équipements techniques inclus changent aussi la donne : connexion internet fiable, sonorisation, vidéoprojecteur, matériel de présentation… Bref, à vérifier auprès de votre prestataire plutôt qu’à “découvrir” au dernier moment.
Le Domaine Ostara, un cadre pensé pour créer des évènements professionnels mémorables
Le Domaine Ostara, c’est :
- Un cadre apaisant entouré de garrigue et de vignobles, à Castries, à dix-huit kilomètres de la Place de la Comédie
- La possibilité de rassembler tous vos collaborateurs éparpillés en France sous un même toit, avec une capacité allant jusqu’à 330 personnes assises et 700 en configuration debout
- Une terrasse de 600 m², idéale pour se relaxer entre deux sessions
- Un parking gratuit et sécurisé de 80 places, dont certaines équipées de bornes électriques
- Un espace traiteur indépendant pour faciliter la collaboration avec les prestataires culinaires de votre choix
Notre grande salle de réception climatisée de 300 m² est équipée pour tous vos évènements professionnels, avec un éclairage programmable, un système de sonorisation professionnelle, des vidéoprojecteurs et des tableaux blancs pour les temps de travail, et bien sur, la fibre pour une connexion fiable.
Vous hésitez encore entre plusieurs formats d’activités, ou sur la meilleure période pour réunir vos équipes ? Nos articles consacrés aux idées d’activités pour un séminaire près de Montpellier et au bon timing pour organiser cet événement peuvent éclairer ces choix. Dans tous les cas, l’équipe du Domaine Ostara reste disponible pour construire avec vous un événement professionnel mémorable, qui ressemble vraiment à votre entreprise.
